Om de 8 spildtyper i Lean Administration
Spildtype: Overproduktion
Overproduktion handler om, at man gennemfører aktiviteter før der reelt er behov for dem. Der kan være tale om at tage ekstra print eller kopier (flere end den efterfølgende proces har behov for), at der købes hjem i store styktal (brevpapir, visitkort, brochurer mm.). Overproduktion ses også ved udarbejdelse af rapporter og nøgletal. Hvor mange af disse anvendes reelt?
Der er en række risici ved at gennemføre overproduktion. Den største risiko er, at det senere viser sig at det købte/udarbejdede aldrig anvendes. Enten fordi de udløber eller fordi kundernes behov ændres.
Det handler med andre ord om, at gennemføre aktiviteter i takt med den efterfølgende proces eller kundes behov.
Spildtype: Transport
Transport handler om unødvendige transporter af dokumenter og information. Transport opstår imellem afdelinger og når dokumenter skal godkendes og kontrolleres undervejs i flowet.
Transport medfører spildtid i form af den fysiske transport, styring og håndtering. Transport øger desuden lagre af sager i flowet og forlænger gennemløbstiden og dermed kundeservicen.
Den vigtigste årsag til transport er ofte unødvendige ansvarsskifte.
Spildtype: Ventetid
Ventetid handler om, at medarbejdere venter på en sag, information, en godkendelse o.l. Ventetid ses også i IT-systemet.
Ventetid skabes i mange virksomheder af dårlig mødedisciplin!
Spildtype: Overforædling
Overforædling handler om, at man gennemfører flere aktiviteter på en opgave end kunden reelt har behov for. Det kan eksempelvis være, at man leverer en bil med CD-anlæg som standard, hvor en kunde måske kun ønsker en radio. Eller hvor man leverer en computer, der kan meget mere end en kunde har behov for, hvilket er meget udbredt i dag. Det handler med andre ord om, at man kun producerer netop det kunden ønsker og har behov for.
Husk også at have fokus på "interne kunder".
I administrative processer er den største synder, at emails sendes til alt for mange modtagere, at der deltager for mange i møder, at rapporter, projekter og præsentationer løses "for godt" eller "for fint".
Spildtype: Lager
Lagring af opgaver, emails, brochurer, formularer mm. skaber ingen værdi og bør minimeres/ elimineres.
Ophobning af bunker medfører forsinkelser, at kolleger ikke kan finde hvad de skal bruge - eller at man ikke selv kan finde det man skal bruge!
Spildtype: Fejl og returløb
Fejl og returløb handler om, at aktiviteter skal gentages flere gange inden det kan gå videre til næste proces eller til kunden. Endnu værre er det når opgaver skal retur i flowet for at blive rettet eller fordi information mangler. Her er igen tale om en aktivitet som ingen ønsker at betale for.
Spildtype: Bevægelser og søgetid
Bevægelser som spildtype handler om, at medarbejdere bevæger sig unødvendigt. For at hente mapper, dokumenter, information osv. Bevægelser skabes også når kontorer ikke er indrettet hensigtsmæssigt.
Spildtype: Uudnyttet viden
Uudnyttet viden handler grundlæggende om, at en organisation ikke udnytter den store viden og de mange forslag som medarbejderne har. Det handler om, at man i stedet for at ansætte en masse chefer og konsulenter til at optimere en proces, giver medarbejderne selv tid til at omsætte deres gode forslag til handlinger. |
|
Download en præsentation af de 8 spildtyper
Gå til download side (download er gratis!) >
Filen er i Microsoft Powerpoint.
Læs mere om filtyperne på Flexkom >
|
